¿Son realmente los sistemas de gestión ISO un mal necesario?

Algunas veces hemos escuchado expresiones como:

• Aquí tenemos las ISO porque el cliente lo exige.
• La competencia vende más y no tienen ISO’s
• Con ISO tenemos que llenar más papeles.

Cuando se implementa un sistema de gestión sólo por el hecho de tenerlo, no encontramos ningún beneficio en ello, pero … ¿esto debiera ser así?.

Estas expresiones se originan en errores al implementar y mantener los sistemas de gestión. Veamos algunos de ellos:

• La Gerencia delega la implementación y mantenimiento del sistema de gestión en un Encargado / Supervisor / Jefe / Gerente y se olvida del asunto (al no involucrarse la Gerencia, no se realiza seguimiento periódico, medición de objetivos y/o no se dan los recursos para su correcto funcionamiento).
• Se empieza a documentar todo lo que se hace en una forma excesiva, e inclusive se cambian procesos que venían funcionando bien: la documentación de un sistema de gestión debe ser la mínima necesaria y deberían reflejar la forma en que viene trabajando la organización (siempre que sea la correcta y cumpla con los requisitos de las normas ISO).
• Los procedimientos / instructivos que se elaboran son engorrosos o no se entienden.
• No se elige adecuadamente que controlar y se generan registros de cualquier variable, que no aportan mayor valor a la organización.
• No se realizan acciones para “sensibilizar” al personal de la organización en la importancia de los sistemas de gestión.

Realmente los sistemas de gestión deberían tener beneficios tangibles y otros no tan fáciles de cuantificar:

• En ISO 9001:
  • Al disminuir el producto no conforme de los procesos, ayuda a tener costos de producción más bajos.
  • Al tener un producto / servicio de una calidad “estandarizada”, podemos retener a más clientes y disminuir (y perder inclusive) los clientes insatisfechos.
  • Aumento de la productividad al tener procesos estandarizados.
• En ISO 14001:
  • Una correcta elección de los objetivos ambientales, nos ayudará a minimizar costos mediante un menor uso de energía eléctrica, agua, materias primas e insumos. Para lograrlo, se debe trabajar en equipo con producción, mantenimiento, calidad entre otras áreas.
  • Una adecuada gestión de los residuos sólidos podría generar pequeños ingresos no esperados.
• OHSAS 18001 / ISO 45001:
  • Menos accidentes y enfermedades laborales, al tener operaciones seguras y saludables, lo que permite mantener la productividad y calidad del trabajo (o inclusive aumentarla).
  • Mantener y/o disminuir los costes de los seguros.

¿Estamos midiendo actualmente en cuanto contribuyen los sistemas de gestión en aumentar los ingresos y/o disminuir costos de la organización?.

Ahora las normas ISO 9001 / ISO 14001 / ISO 45001 le asignan un rol estratégico a los sistemas de gestión: ¿tiene este rol estratégico en nuestra organización?

Para encontrar los beneficios de un sistema de gestión, lo único que tenemos que hacer es implementarlo adecuadamente.

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