¿Se pueden revisar documentos del año anterior en una inspección SUNAFIL?

Al implementar un sistema de gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, se deben contar con los procedimientos y registros obligatorios que pide la legislación peruana además de los propios que la organización en forma libre desea implementar.

Se puede pensar que en una inspección, el inspector SUNAFIL sólo inspeccionará los documentos y registros del año en curso. Como veremos a continuación, esto no necesariamente será así.

Breve reseña de una sanción aplicada a una empresa al no contar con ciertos registros de años anteriores:

Resolución directoral N° 243-2014-MTPE/1/20.4

Ratifica sanción a la empresa XYZ en el mes de noviembre del 2013 por la siguientes infracciones en SST: No contar con un Registro de enfermedades ocupacionales y no elaborar un plan de seguridad y salud en el trabajo, vigentes al mes de marzo del 2012, afectando con dichas infracciones a dos (2) trabajadores, con la sanción económica respectiva.

Para esta sanción, la resolución se sustenta en:

1. Registro de enfermedades ocupacionales
   • Artículo 87 de la Ley N°29783 señala que “las entidades empleadoras deben contar con un registro de accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales e incidentes peligrosos debiendo mantenerse archivado el mismo por espacio de diez años posteriores al suceso”.
   • Artículo 88° de la Ley N°29783 señala: “En los procedimientos de inspección ordenados por la autoridad administrativa de trabajo, la empresa debe exhibir el registro que se menciona en el artículo 87°, debiendo consignarse los eventos ocurridos en los doce últimos meses y manteniendo archivado por espacio de cinco años posteriores al suceso. Adjunto a los archivos de la empresa deben de mantenerse las copias de las notificaciones de los accidentes de trabajo”.
2. Plan de seguridad y salud en el trabajo
   • En el artículo 32° del DS N° 005-2012-TR- Reglamento de la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, señala la obligación de documentar la planificación de la acción preventiva (Plan de seguridad y salud en el trabajo),
   • El artículo 40° y 46° del DS N° 009-2005-TR- Reglamento de la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo también consigan que el empleador debe planificar la acción preventiva de riesgos para la seguridad y salud en el trabajo. Entonces la obligación de contar con un Plan de seguridad y salud en el trabajo es válida a partir del D.S N° 009-2005-TR.

Resumiendo, los inspectores SUNAFIL podrán solicitar en sus inspecciones documentación hasta de una antigüedad establecida por la ley peruana. Es por ello necesario tener en cuenta lo establecido en el artículo 35 del DS 005-2012-TR:

• El registro de enfermedades ocupacionales debe conservarse por un período de veinte (20) años
• Los registros de accidentes de trabajo e incidentes peligrosos por un periodo de diez (10) años posteriores al suceso
• Los demás registros por un periodo de cinco (5) años posteriores al suceso.

Para la exhibición a que hace referencia el artículo 88º de la Ley, el empleador cuenta con un archivo activo donde figuran los eventos de los últimos doce (12) meses de ocurrido el suceso, luego de lo cual pasa a un archivo pasivo que se deberá conservar por los plazos señalados en el párrafo precedente. Estos archivos pueden ser llevados por el empleador en medios físicos o digitales. Si la Inspección del Trabajo requiere información de períodos anteriores a los últimos doce (12) meses a que se refiere el artículo 88° de la Ley, debe otorgar un plazo razonable para que el empleador presente dicha información”.